POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Responsable del Tratamiento: SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S, sociedad legalmente constituida bajo las leyes colombianas, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C e identificada con el NIT. 900.893.683-6.

Descripción General: SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2.008, ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013 y demás disposiciones concordantes y complementarias vigentes, mediante el presente documento adopta la Política para el Tratamiento de Datos Personales de sus Accionistas, Miembros de Junta Directiva, Directivos, Empleados, Contratistas, Clientes, y en general de cualquier tercero respecto del cual posea y/o administre datos personales que se encuentren incluidos y/o registrados en las bases de datos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S (En adelante “El Titular”).

Ámbito de aplicación. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S de sus Accionistas, Miembros de Junta Directiva, Directivos, Empleados, Contratistas, Clientes, y/o de terceras personas de acuerdo a lo establecido en la Ley 1266 de 2.008, Ley 1581 de 2.012 y el Decreto 1377 de 2013.

Definiciones. Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente política, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S o cualquier tercero designado por éste último para los efectos, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S serán datos personales entre otros los siguientes: nombre, apellidos, edad, sexo, estado civil, correo electrónico personal, dirección de correspondencia, fecha de nacimiento y profesión;

Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales reposan en la base de datos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., y sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Circulación de información. La información personal recolectada o suministrada de conformidad con lo dispuesto en la ley de los Titulares que haga parte del banco de datos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., podrá ser entregada de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes personas y en los siguientes términos:

A los titulares, a las personas debidamente autorizadas, previo cumplimiento del procedimiento de consulta previsto en la ley.
A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial.
A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.
A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.
A otros operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular sólo podrá realizarse dejando constancia escrita de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular.
Demás personas autorizadas por la ley.

Finalidad del tratamiento y de la recolección de los datos personales: La finalidad para la cual SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., recolecta, almacena, usa, depura, analiza, circula, transmite o transfiere directa o indirectamente datos personales del Titular, tales como pero sin limitarse a: nombre, apellidos, edad, sexo, estado civil, correo electrónico, dirección de correspondencia, fecha de nacimiento y profesión, para el adecuado desarrollo de su objeto social, incluida la utilización de los datos para la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de nuestros productos, servicios, invitaciones a foros, congresos o eventos, ofertas de productos y/o servicios, noticias, comunicados de prensa, artículos, relaciones comerciales y/o jurídicas, pagos y/o facturación, y en general para la actualización de datos y demás actividades de mercadeo y administración necesarias para el cabal desarrollo de nuestro objeto social, y entre otras las finalidades que se relacionan a continuación:

Utilización de la información para la debida prestación de servicios, ofrecimiento, cotización, negociación, celebración ejecución, gestión integral de contratos de prestación de servicios.

Transferencia y transmisión de datos personales para la celebración, modificación y/o renovación de contratos de prestación de servicios.

Elaboración de estudios técnicos actuariales, estadísticos, encuestas de satisfacción de clientes, de los servicios prestados, y análisis de técnicas de mercado.

La ejecución, cumplimiento, desarrollo y/o liquidación de los contratos que desarrollo en el ejercicio de su objeto social.

Los datos personales que sean suministrados por El Titular serán tratados y utilizados solamente para las finalidades aquí previstas, y por tanto, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S, no procederá a vender, licenciar o divulgar los mismos, salvo las excepciones consagradas en la ley. De igual modo, la información suministrada por El Titular podrá ser compartida con agencias, encargados de la información, proveedores de servicios y terceros en general que presten servicios a SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., o a terceros en nuestro nombre.

SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., no solicita ni realiza tratamiento sobre datos sensibles.

SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., garantiza que los mecanismos a través de los cuales hace uso de los datos personales son seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas.

Autorización. La recolección, almacenamiento, el uso, depuración, análisis, circulación, transmisión o transferencia, o supresión de datos personales por parte de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., requiere siempre del consentimiento previo, expreso e informado del titular de aquellos.

En cumplimiento de la legislación vigente, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S ha dispuesto los siguientes mecanismos para obtener la autorización o ratificación por parte de los titulares de datos personales:

7.1 La Autorización debe constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Para los efectos se ha definido el envío de correos electrónicos y/o el diligenciamiento de formularios.

7.2 En el documento de autorización debe constar expresamente que el titular de los datos personales conoce y acepta que SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., recolectará, almacenará, usará, depurará, analizará, circulará, transmitirá, transferirá, actualizará o suprimirá en los términos de ley, la información para los fines que al efecto le informe de manera previa al otorgamiento de la autorización.

7.3 En la autorización solicitada por SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., se establecerá como mínimo: (i) La identificación completa de la persona de quien se recopilan datos personales; (ii) la autorización a que hace referencia el numeral 5.c anterior; iii) la finalidad del tratamiento de los datos personales, y; (iv) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular de los mismos.

7.4 Se adjunta como Anexo 1 el formato físico y escrito de Autorización que estará a disposición en las oficinas principales de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S.

7.5 Los Titulares de Datos Personales podrán solicitar en cualquier momento y sin limitación de ninguna índole, la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

7.6 Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, es decir el 27 de junio de 2013 se procederá así:

Se enviará un correo electrónico a todas las personas respecto de las cuales SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., posea datos personales informándoles acerca de la implementación de la política de tratamiento de datos personales SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S y el modo de ejercer sus derechos.

En dicho correo electrónico se incluirá el aviso de privacidad a que hace referencia el presente manual. Dicho aviso incluirá como mínimo: i) Nombre o razón social y datos de contacto de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., ii) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, iii) Los derechos que le asisten al titular, y; iv) Los mecanismos de acceso por los cuales los titulares pueden acceder a los datos registrados en la base de datos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., en los cuales se dará a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., y los cambios sustanciales que se produzcan a la misma.

Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la comunicación a que hace referencia el literal a) anterior, el Titular no ha dado respuesta o no se ha contactado por cualquier medio con SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., para solicitar la supresión de sus datos personales, se podrá continuar realizando el tratamiento de los datos. Se adjunta como Anexo 2 el formato de correo electrónico que se debe enviar a cada uno de los titulares respecto de los cuales SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., posea información antes de la entrada en vigencia de la presente política.

PARÁGRAFO: Será obligación de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., llevar registro y tener soporte de todas las autorizaciones emitidas por el titular o en su defecto del envío de la comunicación a que hace referencia el literal c) del presente artículo. Todos los soportes deberán estar disponibles en todo momento mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y cinco años más. Para el almacenamiento SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

Derechos de los titulares de la información. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., como los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
Ser informado por la Compañía, como responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., y sus trabajadores se comprometen a cumplir con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar copia de la comunicación y de la respectiva autorización otorgada por el titular.

Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En caso de compartir y/o actualizar la información con algún encargado del tratamiento, garantizar que la autorización dada por el titular sea suficiente y que la información misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Rectificar la información cuando sea incorrecta.

Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular en los términos del presente Manual y la Política de Tratamiento de Datos Personales de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S.

Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

Cumplir con las demás disposiciones contenidas en la Ley y en los decretos reglamentarios.

Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando corresponda.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio;

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

En cumplimiento a la prohibición expresa contenida en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2.013, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. Se abstiene de recolectar datos personales de niños, niñas y adolescentes en sus bases de datos.

Área responsable y procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular: El titular, su representante o causahabiente podrá presentar en cualquier momento consultas, peticiones y/o reclamos ante SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., para conocer, actualizar, rectificar, solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización.

Por esta razón, es responsabilidad de todo el equipo de trabajadores directos e indirectos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., sin excepción, cumplir con la política de tratamiento de la Información, y en especial con la debida atención de las peticiones, quejas y reclamos que el titular presente ante la compañía por este concepto.

Para ejercer sus derechos, el titular o quien actúe en su nombre y representación, podrá presentar sus peticiones, quejas y/o reclamos ante SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S, por los siguientes medios:

i) Por correo electrónico a: [email protected]
ii) Teléfono: PBX (1) 3100177

iii) Comunicación escrita radicada en nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 8 No. 69-43 de la ciudad de Bogotá D.C. (Colombia).

El área responsable del manejo y tratamiento de la bases de datos, según el caso, estará encargada de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular en ejercicio de sus derechos

La atención de una consulta, petición, queja o reclamo (PQR), recibida por escrito, correo electrónico, vía telefónica o verbalmente, se tramitará de acuerdo al siguiente procedimiento:

CONSULTA: Cuando la pretensión principal sea una consulta, es decir, se consulte la información personal de El Titular que repose en la base de datos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., el procedimiento será el aquí establecido:

La consulta se formulará mediante el diligenciamiento de los formatos de PQR GCO-FO-002 V1 Quejas y Reclamos o al correo electrónico: [email protected].

Una vez recibido la consulta se deberá dar respuesta a el titular, cualquiera que ella sea, dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

RECLAMO: Cuando la pretensión principal sea un reclamo, es decir, cuando El Titular considere que la información contenida en la base de datos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 por parte de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., el procedimiento será el aquí establecido:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o encargado de la Información, con el número de identificación de el titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que considere necesarios.

Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá a el titular o quien hiciera sus veces dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del reclamo a fin que subsane los errores.

Si pasados un (1) mes desde la fecha del requerimiento de subsanación, el titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez se reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, se deberá incluir el mismo en las bases de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles identificándolo con una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

En caso que SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A., reciba un reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado, en la medida de lo posible, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

Rectificación, actualización y supresión de datos personales: De acuerdo a lo establecido en el punto 11 anterior, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., rectificará, actualizará o suprimirá a solicitud del Titular, cualquier tipo de información, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior. Tratándose de rectificación y/o actualización, las correcciones propuestas deberán estar debidamente fundamentadas.

PARAGRAFO: El Titular de la información en todo momento tendrá derecho a solicitar la eliminación total o parcial de sus datos personales y para ello se seguirá el procedimiento establecido en el punto 10 anterior. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., sólo podrá negar la eliminación cuando: i) el titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; ii) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso, y; iii) En los demás casos contemplados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando sea procedente.

Medidas de seguridad de la información. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente.

Designación. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., designa al área COMERCIAL o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013 y la Política de tratamiento de datos personales de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S.

Vigencia. La presente Política para el tratamiento de datos personales SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. estará vigente por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad o sus prórrogas.

Anexo 1

Anexo 2