POLÍTICA PARA EL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS, LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y LA FINANCIACIÓN DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA
SAGRILAFT
INTRODUCCIÓN
SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. como líder del sector de la producción, comercialización, exportación e importación de semillas de palma africana, busca implementar estrategias que prevengan actuaciones relacionadas con conductas fraudulentas, inapropiadas o relacionadas con el lavado de activos, financiación del terrorismo, y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM). Es por ello por lo que en aras de mantener las mejores prácticas –de acuerdo con los parámetros establecidos en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. implementa la presente política que reglamenta el sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, para garantizar la trasparencia de todas las operaciones que realiza la compañía.
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos a seguir en materia de gestión del riesgo del lavado de activos, financiación del terrorismo, y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (en adelante la política SAGRILAFT), con el fin de minimizar los riesgos de que, a través de las operaciones de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., ingresen recursos provenientes del lavado de activos o que las financie el terrorismo o que, indirectamente, se instrumentalicen herramientas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas. Igualmente, la presente política busca salvaguardar la reputación de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. en la medida que propende por evitar al máximo que la compañía sea asociada con terceros relacionados con actividades de lavado de activos o de financiación del terrorismo.
2. ALCANCE
La política SAGRILAFT aplica para todos los empleados de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. y empleados en misión, bien sea que desempeñen sus funciones dentro de las instalaciones de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. en sus domicilios o en cualquier otra locación, contratistas independientes, clientes y proveedores de productos y servicios que soportan la operación. De forma específica, a continuación, se establece el alcance de las actividades necesarias que deben seguir los colaboradores de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. para la implementación y divulgación de la política SAGRILAFT:
a) Asamblea General de Accionistas. Dentro de las responsabilidades relacionadas con la adopción de la política SAGRILAFT de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., la Junta Directiva se encarga de aprobar y exigir al Oficial de Cumplimiento de la compañía una revisión del sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
b) Representante legal. El Representante Legal tiene la obligación de diseñar y actualizar las políticas de implementación de los sistemas de autocontrol y gestión de riesgos de fraude, soborno, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo de acuerdo con las necesidades de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S.
c) Empleados directos. Todos los empleados directos de la empresa SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. tienen la obligación de coadyuvar con la implementación y el cumplimiento de la política SAGRILAFT, por lo cual es deber de todos conocer este documento y velar por la identificación, evaluación, manejo, monitoreo, comunicación y divulgación de los riesgos asociados a sus procesos.
d) Empleados en misión. Los empleados en misión tienen la obligación de conocer y cumplir la política SAGRILAFT o similares de su empresa, respetarla y cumplirla con el fin de contribuir en la identificación, evaluación, manejo, monitoreo, comunicación y divulgación de los riesgos asociados a sus procesos.
e) Terceros. A los clientes, proveedores, contratistas y otros terceros, en su relacionamiento con la empresa SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. también los cobija la política SAGRILAFT y por lo tanto serán los empleados directos y en misión, los que deberán velar por informar o denunciar ante el Oficial de Cumplimiento cualquier comportamiento o actividad ilegal asociada al lavado de activos, financiación del terrorismo, y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva y que sea cometido por un tercero.
El incumplimiento o inobservancia de cualquiera de las medidas señaladas en el presente documento, constituirá falta grave para todos los efectos legales. Lo anterior indica que ese incumplimiento podrá derivar en la terminación del contrato de trabajo con justa causa, después de surtir el procedimiento disciplinario laboral que corresponda.
3. DEFINICIONES
a) Debida diligencia o diligencia debida: es el conjunto de precauciones que la ley o el buen sentido aconsejan adoptar de una actividad para evitar daños previsibles. En el ámbito del sistema de sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, la debida diligencia es hace referencia a “la práctica de conocer al cliente”. En otras palabras, es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones.
b) Contraparte: es cualquier persona natural o jurídica con la que la Empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de Productos de la Empresa.
c) GAFI: es un ente intergubernamental establecido en 1989 cuyo objetivo es fijar estándares y promover la implementación efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos, la financiación
d) LA/FT/FPADM: se refiere a la agrupación de los conceptos de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva.
La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) define el lavado de activos como “el proceso mediante el cual organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a los recursos generados de sus actividades ilícitas. En términos prácticos, es el proceso de hacer que dinero sucio parezca limpio, haciendo que las organizaciones criminales o delincuentes puedan hacer uso de dichos recursos y en algunos casos obtener ganancias sobre los mismos”.
Al tiempo, define el terrorismo “como un método para realizar acciones violentas repetitivas, utilizando individuos, grupos o actores clandestinos (semi) estatales, por razones ideológicas, religiosas o políticas”.
e) Listas restrictivas: son “aquellas bases de datos nacionales e internacionales que recogen información, reportes y antecedentes de diferentes organismos, tratándose de personas naturales y jurídicas, que pueden presentar actividades sospechosas, investigaciones, procesos o condenas por los delitos de lavado de activos” y financiación del terrorismo.
f) Listas Vinculantes: son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas).
g) Monitoreo: es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados.
h) Oficial de Cumplimiento: Es la persona natural designada por la Empresa Obligada que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM /FPADM en el sujeto obligado. En SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. el Oficial de Cumplimiento es designado por la Asamblea General de Accionistas.
i) Operación inusual: es aquella cuya cuantía o características que no guarda relación con la actividad económica de los clientes o que, por su monto, por las cantidades transadas o sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.
j) Operación sospechosa: es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca en los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF a través de un reporte de operaciones sospechosas (ROS).
k) Personas Expuestas Políticamente (PEP): son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la
dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles.
Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): es una unidad administrativa especial del Estado colombiano, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es el órgano de inteligencia financiera del país, creada por la ley 526 de 1999 y reglamentada por el decreto compilatorio 1068 de 2015, con el fin de prevenir, detectar y luchar contra el lavado de activos, financiación del terrorismo, y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
4. LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA SAGRILAFT
Para un adecuado funcionamiento de la política SAGRILAFT, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. implementa los siguientes lineamientos que deben ser cumplidos por todos los accionistas, equipo directivo, empleados directos, empleados en misión, administradores de contrato, clientes, proveedores o terceros con los que tenga relación la compañía, los cuales se desarrollan a continuación:
a) Prevalencia de la política SAGRILAFT sobre el logro de las metas comerciales. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. comprometido con la adecuada implementación de la Política SAGRILAFT, dará prevalencia a los resultados obtenidos por el monitoreo y análisis de los clientes sobre cualquier meta o interés comercial.
b) Lineamientos para la aceptación y vinculación/negociación /contratación de clientes y proveedores
SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. no tendrá vínculo con ninguna persona natural o jurídica que esté incluida en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), listas OFAC o aquellas otras listas de criminales y terroristas que por su naturaleza se consideren actividades de alto riesgo de LA/FT/FPADM, o cuando alguno de sus accionistas o administradores figuren en listas restrictivas. En el evento de que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad designada por las listas restrictivas, el Oficial de Cumplimiento, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento de la fiscalía general de la Nación a través de los canales habilitados para tal fin.
c) Monitoreo, control y detección de las operaciones inusuales y operaciones sospechosas. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. monitoreará por lo menos una vez al año a todos accionistas, equipo directivo, empleados directos, empleados en misión, administradores de contrato, clientes, proveedores o terceros con los que tenga relación la compañía, con el fin de monitorear, controlar y detectar posibles operaciones inusuales y/o sospechosas.
d) Pagos y recaudos. Todos los pagos y recaudos de se efectúen tanto con los clientes como con los proveedores, deberán hacerse mediante transferencias electrónicas a través de entidades bancarias, cuyo titular debe ser la persona natural o jurídica con la que se estableció el vínculo/contrato.
e) Documentación para validación LA/FT/FPADM. Cada que se suscriba, modifique, renueve (incluso, en caso de renovación automática) un vínculo/contrato se deberá solicitar la remisión de documentación necesarios para realizar la validación en listas restrictivas con información LA/FT/FPADM, esto es, el formato de conocimiento de cliente, certificado de cámara de comercio no mayor a 30 días, RUT, copia de identidad del representante legal y composición accionaria.
f) Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos. Sin excepción, se prohíbe la realización de actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno y externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Dichos soportes pueden ser contratos, ofertas mercantiles o propuestas y su correspondiente orden de compra o de servicio. Estos soportes documentales servirán a SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. para verificar la trazabilidad del negocio y de la verificación del proceso conforme con los lineamientos establecidos en la política SAGRILAFT.
g) Conservación de documentos soporte. Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes, por lo tanto deberá ser conservada por un periodo de al menos diez (10) años contado a partir del momento en que se identificó la operación, de conformidad con el artículo 28 de la ley 962 de 2005 y el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
5. PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA
Para garantizar el cumplimiento de los lineamientos de la política SAGRILAFT, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. establece el siguiente procedimiento de debida diligencia, el cual tiene como finalidad preservar la integridad institucional y prevenir que SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. sea usado como instrumento en operaciones de LA/FT/FPADM:
a) Identificación de las situaciones que puedan generar en SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. riesgos asociados al LA/FT/FPADM en las operaciones y negocios que realizan.
El líder del proceso respectivo identificará los riesgos asociados al LA/FT/FPADM de sus operaciones o negocios derivados de su objeto social. Si se llegase a identificar un riesgo de LA/FT/FPADM, deberá reportarlo al Oficial de Cumplimiento por medio del correo electrónico corporativo, [email protected], quien emitirá concepto formal y por escrito.
b) Conocimiento de clientes.
SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. deberá realizar el conocimiento de sus clientes, así mismo los mecanismos, las formas y herramientas para llevarlo a cabo. Lo anterior como mecanismo de control para la prevención de los riesgos asociados al LA/FT/FPADM, de un posible riesgo de contagio de actividades relacionadas con el LA/FT/FPADM. Dentro de las actividades básicas que se deben adelantar con miras a lograr el conocimiento del cliente, y siempre que la naturaleza de la operación y actividad así lo permita, se encuentran, a manera de ejemplo las siguientes:
➢ Conocer por cualquier medio legal el origen de los recursos
➢ Verificar la identidad del cliente.
➢ Verificar y confirmar sus datos de contacto, su actividad económica.
➢ Solicitar cualquier documentación adicional que se considere pertinente.
c) Conocimiento de Personas Expuestas Políticamente (PEP). Los procesos para el conocimiento de PEP implican una debida diligencia avanzada, pues deben ser más estrictos y exigir mayores controles. La aprobación de operaciones y negocios con PEP será aprobada por una instancia superior a la del encargado del proceso ordinario de conocimiento de las contrapartes.
d) Conocimiento de proveedores.
En la vinculación/negociación/contratación con proveedores persona natural y jurídica, se debe realizar la debida diligencia y efectuar controles de conformidad con sus riesgos. Lo anterior como medida preventiva de un posible riesgo de contagio de actividades relacionadas con riesgos asociados al LA/FT/FPADM.
e) Conocimiento de accionistas. Cuando se admitan nuevos accionistas, el Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces deberá realizar la debida diligencia, tanto de las personas naturales como jurídicas, dirigido a conocer el beneficiario final de la inversión y a conocer el origen de los fondos del nuevo inversionista, para evitar que en caso de que los recursos sean ilegales, se perjudique a SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. El reconocimiento se realizará con el fin de validar en listas con información de LA/FT/FPADM.
f) Conocimiento de empleados. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. debe verificar los antecedentes de sus empleados, así como de las personas que tenga intención de contratar. Así mismo, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. debe realizar una actualización de dichos datos, por lo menos una vez al año. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. contará con políticas sobre selección, vinculación y mantenimiento de información de todos sus empleados, quienes en el desempeño de sus funciones deberán cumplir estrictamente con el Reglamento Interno de Trabajo (RTI), con las políticas, normas y procedimientos internos de la compañía.
g) Verificación en listas con información LA/FT/FPADM de clientes, proveedores y empleados. La validación de antecedentes (históricos, judiciales y administrativos) relacionados con LA/FT/FPADM, se realizará mínimo en las siguientes fuentes:
Para facilitar la tarea de validación en las listas restrictivas, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. cuenta con una herramienta tecnológica que le permite efectuar consultas de forma individual y masiva de listas vinculantes y restrictivas llamada (SARLAFT) que se integran a los diferentes procesos de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. que así lo requieran, inicialmente se consulta cada vez que ingresa una persona nueva a trabajar o cuando hay un proveedor nuevo.
h) Negación de productos. En los casos en que se niegue un producto o servicio a un cliente por reporte en listas con información LA/FT/FPADM o por la detección de una operación sospechosa, no se podrá indicar en documentos proferidos por SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. o revelar en comunicación verbal, que la negación del producto o servicio corresponde a antecedentes relacionados con LA/FT/FPADM.
i) Conservación de registros de operaciones y debida diligencia. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. cuenta con procedimientos que le permiten garantizar el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con los sistemas de gestión de riesgos asociados al LA/FT/FPADM, lo cual garantiza la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de esta.
j) Reportes internos. Mínimo una vez al año, el Oficial de Cumplimiento deberá realizar un informe de gestión del SAGRLAFT, a la Junta Directiva. Igualmente, el Oficial de Cumplimiento deberá realizar todos los reportes requeridos por la Junta Directiva o el Representante Legal.
k) Segmentación de los factores de riesgo. Para una adecuada implementación de la política SAGRILAFT, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. ha segmentado los factores de riesgo para que sean analizados de la siguiente manera:
▪ Riesgos respecto de las contrapartes
➢ Celebrar negocios con personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas.
➢ Aceptar, accionistas, empleados, asociados, administradores, contratistas, clientes o proveedores con antecedentes judiciales por cualquier delito y en especial los relacionados con el lavado de activos o financiación del terrorismo o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.
➢ Admitir, accionistas, empleados, asociados, administradores, contratistas, clientes o proveedores sin verificar previamente el origen de los recursos que aportan.
▪ Riesgos respecto de operaciones, negocios o contratos
➢ Operaciones que involucren un alto volumen en efectivo, sin justificación aparente
➢ Negocios sobre bienes muebles, inmuebles o servicios a precios considerablemente distintos a los normales del mercado.
➢ Donaciones de dinero o bienes muebles o inmuebles.
➢ Operaciones, negocios o contratos que no estén debidamente legalizados por escrito.
➢ Pagos de operaciones con recursos derivados de giros internacionales, provenientes de varios remitentes a favor de un mismo beneficiario o de un mismo remitente a favor de varios destinatarios, sin una relación aparente.
➢ Operaciones con subcontratistas que no han sido identificados.
➢ Operaciones comerciales o negocios con las personas listadas en las resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, expedidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas o sus distintos comités y demás resoluciones que las modifiquen o complementen.
➢ Operaciones celebradas con contrapartes domiciliadas o ubicadas en jurisdicciones designadas por el GAFI como no cooperantes.
➢ Operaciones en las que se utilicen monedas virtuales.
Medición del riesgo. SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. implementará técnicas de medición cuantitativas y/o cualitativas de riesgos asociados a LA/FT/PDAM.
6. RIESGOS ASOCIADOS AL LA/FT/FPADM
De acuerdo con lo previsto en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, los riesgos asociados al LA/FT/FPADM son los siguientes:
a) Riesgo legal: es la eventualidad de pérdida en que incurre una empresa, los asociados, sus administradores o cualquier otra persona vinculada, al ser sancionados, multados u obligados a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones relacionadas con la prevención de LA/FT/FPADM.
b) Riesgo reputacional: es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o vinculación a procesos judiciales.
c) Riesgo operacional: es la posibilidad de ser utilizado en actividades de LA/FT/FPADM por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso
humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.
d) Riesgo de contagio: es la posibilidad de pérdida que una empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un cliente, empleado, proveedor, asociado o relacionado, vinculado con los delitos de LA/FT/FPADM. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la empresa.
7. LÍNEA ÉTICA
SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S., establece la siguiente dirección electrónica, [email protected], correo que se manejara para uso exclusivo como línea ética, como canal de comunicación directo para informar y denunciar, con pruebas verificables, comportamientos y hechos sospechosos de lavado de activo o financiación del terrorismo. La compañía garantiza la confidencialidad de la información y de la persona que denuncie e informe
8. EXCEPCIONES A LA POLÍTICA SAGRILAFT a) Cuando se trate de legalización de viáticos debidamente autorizados a través del formato respectivo.
b) Cuando se esté frente a la contratación de una cuantía inferior a trescientos mil pesos ($300.000), que corresponden a la restricción de compras por caja menor.
9. VERIFICACIÓN EN LISTAS RESTRICTIVAS
Teniendo en cuenta que SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. cuenta con un proceso de vinculación de clientes y proveedores estricto, solo contempla las siguientes excepciones a la verificación del tercero en la plataforma tecnológica contratada para la verificación de restrictivas:
10. MANEJO DE INCIDENTES Y SANCIONES
Los terceros (clientes o proveedores) que van a vincularse o que ya se encuentran vinculados con SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. deberán ser verificados en listas restrictivas una vez al año.
Una vez efectuada la verificación en listas, si sale algún reporte sospechoso, el caso inmediatamente debe ser escalado al Oficial de Cumplimiento, quien validará el reporte y emitirá su concepto frente a la conveniencia de continuar o no con el proceso de vinculación.
En caso de que el caso sospechoso sea efectivamente confirmado por el oficial de cumplimiento, el mismo será reportado a la UAIF y a la fiscalía general de la Nación a través de los canales habilitados para tal fin.
En caso de presentarse alguna situación relacionada con el LA/FT/FPADM, que no haya podido ser detectada de manera previa o contenida por el Oficial de Cumplimento, deberá ser remediada de inmediato de acuerdo con las instrucciones que imparta la Dirección Administrativa y Financiera. En todo caso, se presentará un plan de mejora, garantizando que se ha administrado el riesgo y que se fortalecieron los controles.
Se generará un aprendizaje del incidente para evitar su recurrencia, teniendo en cuenta aspectos como: rediseño de procesos, planes de mejoramiento y actualización de evaluación de riesgos, determinando si es necesario modificar el perfil y posibles ajustes en controles.
Es responsabilidad de cada uno de los Administradores y Empleados de la compañía, velar por el cumplimiento estricto de las disposiciones legales, las normas y procedimiento internos que soportan la Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM /PDM.
11. DIFUSIÓN
a) A nivel interno
Dicho incumplimiento implica la posibilidad de ocurrencia de acciones que están en contra de lo que normalmente se considera límites éticos o que están en contra de restricciones legales y que obedecen a actitudes irresponsables, permisivas, negligentes, ineficientes u omisivas en el desarrollo comercial y operacional de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. lo que puede conllevar a la aplicación del Régimen Sancionatorio.
En caso de cualquier incumplimiento en los procedimientos y normas descritas en la presente política, por parte de algún representante legal o trabajador de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. dicho incumplimiento se considerará como falta grave para efectos laborales según el contrato laboral, el Reglamento Interno de Trabajo y/o las políticas de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S.
Para garantizar la aplicación de la política SAGRILAFT, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. ha establecido su difusión de forma interna y externa, así:
Al momento de su vinculación con la compañía SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. (de forma directa o a través de la empresa temporal), el colaborador recibirá una copia de la política SAGRILAFT, generándose una copia de recibido, la cual reposará en su respectiva carpeta laboral.
Adelantando campañas de capacitación, ya sea al momento de la inducción o de forma programada, para garantizar el conocimiento de la política SAGRILAFT por parte de los empleados directos y empleados en misión.
b) A nivel externo I. En el proceso de vinculación de clientes y proveedores u otros terceros, SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. remite copia de la política SAGRILAFT, la cuan debe ser aceptada por cada uno de estos terceros mediante la suscripción del formato enviado para tal fin, el cual es indispensable para poder desarrollar cualquier actividad con SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S.
II. En la página web y redes sociales de SEMILLAS ELITE DE PALMA PARA LAS AMERICAS S.A.S. se encuentra publicada la política SAGRILAFT, con el fin de hacer visible a todos los grupos de interés y a otros interesados, las prácticas que adelanta la compañía en esta materia.
Socializando e informando la política SAGRILAFT y consejos útiles para prevenir el riesgo de lavado de activos o financiación del terrorismo, a todos los empleados directos y en misión a través del Boletín Interno, de publicación semanal.